Rullende prognoser er ikke noe nytt, men jeg må påpeke at de fleste hoteller ikke bruker dem, og det burde de virkelig. Det er et utrolig nyttig verktøy som bokstavelig talt er verdt sin vekt i gull. Når det er sagt, veier det ikke mye, men når du først begynner å bruke et, er det et uunnværlig verktøy du må ha hver måned, og dets innvirkning og betydning får vanligvis vekt og momentum inn i de siste månedene av året. Som handlingen i et godt mysterium, kan det ta en plutselig vending og gi en uventet slutt.
For å begynne må vi definere hvordan vi produserer en rullerende prognose og peke på beste praksis rundt utarbeidelsen av den. Deretter ønsker vi å forstå hvordan vi kommuniserer funnene, og til slutt ønsker vi å se hvordan vi kan bruke den til å endre økonomisk retning, slik at vi igjen får en sjanse til å komme frem til tallene våre.
I begynnelsen må det være et budsjett. Uten budsjettet kan vi ikke ha en rullerende prognose. Et detaljert 12-måneders hotellbudsjett som er utarbeidet av avdelingslederne, konsolidert av økonomisjefen og godkjent av merkevaren og eierskapet. Det høres absolutt greit og enkelt nok ut, men det er alt annet enn enkelt. Les en blogg i sidefeltet om hvorfor det tar så «forbanna lang tid» å lage budsjettet her.
Når budsjettet er godkjent, er det permanent låst, og det er ikke tillatt med flere endringer. Det forblir det samme for alltid, nesten som en ullhåret mammut fra en for lengst glemt istid – det kommer aldri til å endre seg. Det er den rollen den rullerende prognosen spiller. Når vi går inn i det nye året eller veldig sent i desember, avhengig av merkevarens tidsplan, kommer dere til å lage prognoser for januar, februar og mars.
Grunnlaget for 30-, 60- og 90-dagersprognosen er helt klart budsjettet, men nå ser vi landskapet foran oss mye tydeligere enn vi gjorde da vi skrev budsjettet i for eksempel august/september. Vi ser nå rommene i bøkene, tempoet, gruppene, og oppgaven er å lage prognoser hver måned så godt vi kan, samtidig som vi bruker budsjettet som en sammenligning. Vi stiller oss også opp mot de samme månedene i fjor som en meningsfull sammenligning.
Her er et eksempel på hvordan vi bruker den rullerende prognosen. La oss si at vi budsjetterte en REVPAR i januar på 150 dollar, februar 140 dollar og mars 165 dollar. Den siste prognosen viser at vi kommer noe nærme, men henger etter. REVPAR i januar på 130 dollar, februar 125 dollar og mars 170 dollar. En blandet pose sammenlignet med budsjettet, men vi ligger tydeligvis etter i tempo, og inntektsbildet er ikke bra. Så hva gjør vi nå?
Nå snur vi, og fokuset i spillet går fra inntekter til republikanerne. Hva kan vi gjøre for å redusere tapt fortjeneste i første kvartal gitt vår forventede nedgang i inntekter sammenlignet med budsjettet? Hva kan vi utsette, forsinke, redusere og eliminere i driften vår når det gjelder lønn og utgifter i første kvartal som vil hjelpe oss med å redusere tapet uten å ta livet av pasienten? Den siste delen er kritisk. Vi må vite i detalj hva vi kan kaste av det synkende skipet uten at det eksploderer i ansiktet på oss.
Det er bildet vi ønsker å skape og styre. Hvordan kan vi holde tingene samlet så mye som mulig på bunnlinjen, selv når topplinjen ikke materialiserer seg slik vi hadde planlagt i budsjettet? Måned for måned sporer og justerer vi utgiftene våre så mye som mulig. I dette scenariet ønsker vi bare å komme ut av første kvartal med mesteparten av skinnet fortsatt på plass. Det er den rullerende prognosen i aksjon.
Hver måned oppdaterte vi bildet av de neste 30-, 60- og 90-dagers månedene, og samtidig fyller vi ut de «faktiske månedene», slik at vi har et stadig større overblikk over horisonten mot det endelige målet – budsjettert republikansk folkevalg ved årsslutt.
La oss bruke april-prognosen som vårt neste eksempel. Vi har nå faktiske tall for januar, februar og mars! Jeg ser nå tallene for året som har gått per mars, og vi ligger bak i inntekter og GOP i forhold til budsjett, pluss den siste prognosen for de neste 3 månedene og endelig budsjetterte tall for de siste 6 månedene. Hele tiden holder jeg øye med gevinsten – årsslutt. Prognosen for april og mai er sterk, men juni er svak, og sommeren er fortsatt for langt unna til å bli for begeistret. Jeg tar mine siste prognosetall for april og mai, og jeg ser hvor jeg kan kompensere for noe av svakheten i første kvartal. Jeg har også et laserfokus på juni, hva kan vi stenge ned og riktig størrelse slik at vi kan komme gjennom første halvdel av året på eller veldig nær budsjettert GOP.
Hver måned aktualiserer vi en ny måned og skriver vår prognose. Dette er prosessen vi følger gjennom hele året.
La oss bruke septemberprognosen som vårt neste eksempel. Jeg har nå resultatene for august hittil i år, og bildet for september er solid, men oktober og spesielt november ligger langt bak, spesielt med gruppens tempo. Det er her jeg ønsker å samle troppene. Vårt republikanske budsjett per 31. august er veldig nært. Jeg vil ikke tape denne kampen i løpet av årets fire siste måneder. Jeg gjør mitt ytterste med salgs- og inntektsstyringsteamene mine. Vi må legge inn spesialtilbud i markedet for å kompensere for det svake gruppebildet. Vi må sørge for at vårt kortsiktige fokus er riktig innstilt. Hva kan vi gjøre for å maksimere inntektene og minimere utgiftene?
Det er ikke rakettvitenskap, men det er hvordan vi styrer budsjettet. Vi bruker den rullerende prognosen for å holde oss så nær budsjettert GOP ved årsslutt som mulig. Da vi lå bakpå, doblet vi innsatsen på utgiftsstyring og inntektsideer. Da vi lå foran, fokuserte vi på å maksimere gjennomstrømningen.
Hver eneste måned frem til desemberprognosen danser vi den samme dansen med vår rullerende prognose og budsjett. Det er slik vi effektivt styrer. Og forresten, vi gir aldri opp. Noen få dårlige måneder betyr absolutt at det er en flott måned i vente. Jeg har alltid sagt: «Å administrere budsjettet er som å spille baseball.»
Se etter en kommende artikkel med tittelen «Røyk og speil» om hvordan du kan undervurdere og overlevere årsresultater og samtidig fylle skapene dine.
Hos Hotel Financial Coach hjelper jeg hotellledere og team med økonomisk ledercoaching, webinarer og workshops. Å lære og anvende nødvendige økonomiske lederegenskaper er den raskeste veien til større karrieresuksess og økt personlig velstand. Jeg forbedrer individuelle og teamresultater betydelig med en dokumentert avkastning på investeringen.
Ring eller skriv i dag, og avtal en gratis prat om hvordan du kan skape et økonomisk engasjert lederteam på hotellet ditt.
Publisert: 13. september 2024
